Beschaffung von Persönlicher Schutzausrüstung im Atem – und Körperschutz
1 Hinweise zur Organisation der Beschaffung

Beschaffung im großen Umfang, vielleicht sogar im Umfang eines oder mehrere Landkreise in Abstimmung umliegender Kreisen und Kommunen bietet Vorteile wie

  • Rabatte und Sonderkonditionen nutzbar
  • günstig gestaltbare Folgekosten wie Ersatzteil-, Reserve-, Wartungs- und Prüfkosten
  • verbesserte Arbeitsbedingungen in den Atemschutzwerkstatt
  • Sicherung der Logistik künftiger Einsätze infolge Sicherung der Kompatibilität bestimmter Geräteteile und Geräte, vor allem auch in Hinsicht auf die Zusammenarbeit mit benachbarten Feuerwehren und bei Großeinsätzen.

Bei der Beschaffung sollte vor allem die erforderliche Aufgabenerfüllung der Geräte im Vordergrundstehen. PSA muss in der Lage sein, alle vorhandene Gefahren zu kompensieren. Die Einsatzkräfte müssen ihre Aufgaben sicher geschützt erfüllen können.

Bei der Kostenanalyse sollte darüber hinaus auch die Gesamtkosten in die Entscheidungsfindung einfließen. Das sind neben den Kosten der PSA selbst auch alle Nachfolgekosten.   Dazu gehören auch Kosten, die die zu empfehlende Spezialisierung der Atemschutzgerätewarte beim Hersteller und das zu empfehlende Training mit der neuen Technik vor dem Ersteinsatz verursachen. 

 

Die Qualität der Beschaffung bestimmt maßgeblich mit, welchen  Einsatzwert der Nutzer der PSA erreicht. Öffentliche  Anwender, z. B. kommunale Feuerwehren, müssen ihre Beschaffung auf der Grundlage der jeweiligen kommunalen Finanzpläne organisieren. Um PSA mit tatsächlich erforderlichen Eigenschaften zu beschaffen, kann also eine langwierige Vorbereitung erforderlich werden. Es ist möglich, dass PSA zum Schutz vor extremen Gefahren teurer ist als gleichartige PSA zum Schutz vor geringeren Gefahren.

Nichtöffentliche Atemschutzanwender haben ähnliche Planungs- und Budgetgrundlagen zu beachten. 

Beschaffung von PSA ist immer unter Beachtung von 3 Seiten zu organisieren und durchzuführen:

  • Beachtung der erforderlichen qualitativen Eigenschaften und erforderlichen Mengen der PSA
  • Zuschnitt der finanziellen Leistungsfähigkeit des Haushaltes auf die erforderliche Leistungsfähigkeit der zu beschaffenden PSA, ggf. lassen sich die Stückzahlen der Beschaffung auch auf Jahresscheiben splitten
  • Einhaltung der Haushaltgrundsätze nach Beschlussfassung

 

Für alle an der Beschaffung Beteiligten bedeutet das die Sicherung der gleichberechtigten Wirkung von Fachkenntnis und Ökonomie.  So muss z. B. der Beschaffer von Atemschutzausrüstung mit Hilfe seiner Atemschutzfachkenntnis alle technischen Erfordernisse seiner Beschaffung mit den Möglichkeiten und Angebote der Hersteller vergleichen und die auswählen, die den Anforderungen der Aufgabenerfüllung genügen. Beachten sollte der Atemschutzverantwortliche dabei auch die Kriterien Service, Garantie, Rabatte, Preis-Leistungs-Verhältnis und Nebenkosten. 

 

 Folgende Haushaltgrundsätze sollten bei der Beschaffung im öffentlichen Bereich durchgesetzt und im nichtöffentlichen, privaten Bereich analog angewendet werden:                      

  • Beschaffung sichert Aufgabenerfüllung à Sicherheit der Nutzer der PSA steht im Vordergrund, Ökonomie unterstützt die Sicherheit
  • Sicherheit und Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit à Beschaffung sicherer und zur Kompensation der Gefahren fähiger PSA mit minimalen Mitteln realisieren
  • Jährlichkeit à jährliche Planung der Beschaffung
  • Öffentlichkeit à Offenlegung der Haushaltpläne
  • Einheit und Vollständigkeit à Einnahmen und Ausgaben in einem Haushaltplan
  • Bruttoveranschlagung à Einnahmen und Ausgaben werden getrennt veranschlagt            
  • Einzelveranschlagung à Aufgaben werden nach Verwendungszweck, z. B. Reparatur, Ersatzbeschaffung oder Investition, geführt und den Einzelplänen, Abschnitten oder Unterabschnitten des Haushaltplanes zugefügt
  • Zweckbindung der Einnahmen à vorbestimmte Einnahmen sind bestimmungsgemäß zu verwenden
  • Kassenwirksamkeit  à Einnahmen sollten Ausgaben decken.     

 

Der Verantwortliche für die Beschaffung, gleich ob im  öffentlichen oder privaten Dienst, muss also seine Vorstellungen  immer in den Gesamthaushaltplan unter Beachtung o. g.  Grundsätze einbringen. Dafür ist zusammenfassend folgendes  zu beachten:   

  • die Beschaffung muss sich zwingend ergeben
  • bei den Beschaffungszielen sollte der zuverlässige Schutz der PSA-Nutzer bei der Aufgabenerfüllung die  wirtschaftlichen Gesichtspunkte übertreffen
  •  für den Beschaffungsgegenstand sind rechtzeitig mehrere Angebote einzuholen
  • Prüfen der Beschaffungskosten und Einordnung entsprechend der Wertgrenze im Haushalt
  • Planvorgaben übertreffende Kosten lassen sich durch rechtzeitige Haushaltsarbeit vermeiden oder wenigstens auf Jahresscheiben verteilen
  • Einordnen der erforderlichen Ausgaben in den Einzelplan/Abschnitt/Unterabschnitt des Haushaltplanes
  • Notwendige Begründung für die Beschaffung anfügen, z. B. Ersatz-, Ergänzungs- oder Neubeschaffung nach DIN, EN o. ä.) bei der jeweiligen Gruppe oder Untergruppe
  • Beschaffung erst nach der Haushaltbestätigung und Mittelzuweisung durchführen
  • Scheinausschreibungen (Vertragspartner liegt vorher fest) sind unzulässig
  • Angebotsabgabe- und Lieferfristen müssen richtig bemessen sein
  • die Auftragsbedingungen müssen exakt definiert sein.

          

Die Vergabe der öffentlichen Mittel zum Zwecke der Beschaffung erfolgt auf der rechtlichen Grundlage der "Verdingungsordnung Leistungen" (VOL) mit Teil A „Allgemeiner Teil“ und Teil B „Allgemeine Geschäftsbedingungen“. Ähnliche Verfahrensweisen nutzen auch private Einkäufer. 

 

Die VOL legt fest, dass die Beschaffung (hier  Sprachgebrauch: Vergabe von Leistungen) nur möglich ist durch

 

  • öffentliche Ausschreibungen, z. B. in Tages- oder Amtsblättern.
    Hinweis: Öffentliche Ausschreibungen sind für Atemschutzbeschaffung wenig  
  •               geeignet, da nur eine begrenzte Zahl an Herstellern am Markt existieren
  • beschränkte Ausschreibung
    Hinweis:
    vor allem für Investitionen im Atemschutz günstig
  • freihändige Vergabe
    Hinweis:
    nur unter begrenzten Bedingungen möglich, z. B. zum Ausnutzen von  
                 
    Sonderrabatten, bei außergewöhnlichen Dringlichkeiten, zur
                 
    Havariebeseitigung und bei Folgeinvestition, wobei der Beschaffer
                 
    aktenkundig nachweisen muss, warum die Ausschreibungen nicht möglich
                 
    waren.    

Entsprechend den Festlegungen der EU müssen Ausschreibungen, die einen Wert über 100.000,- € betreffen, europaweit stattfinden. 

 

Nach der Ausschreibung folgt die Vergabe. Dabei unterliegt der Ausschreiber folgenden  Grundsätzen:      

  • die Vergabe sollte nur erfolgen an 
    o 
    fachkundige Bewerber mit gesicherter, einwandfreier Ausführung/Herstellung der Leistung
    o 
    leistungsfähige Bewerber, die Voraussetzungen nachweisen können zur sicheren Erfüllung der technischen und wirtschaftlichen Ausführung/Herstell-ung der Leistung
    o 
    zuverlässige Bewerber mit der Gewähr für vertragsgemäße Erfüllung der Vergabe und eventuell erforderliche Betreuung der Leistung, z. B.        Servicevertrag zur Wartung eines Atemluftkompressors oder eines Prüfgerätes
  • Einholung von Referenzen über die Bewerberfirmen sind statthaft
  • für den Verwaltungsakt der Beschaffung muss der  Beschaffer dem Bieter (Hersteller, Zwischenhändler) eine  Aufforderung zur Abgabe eines verbindlichen Angebotes übergeben, dass mindestens aus Anschreiben, Leistungsbeschreibung  und ergänzenden Erläuterungen bestehen sollte.                        

 

Ablauf einer Beschaffung

Beschaffungen laufen in folgender Reihenfolge ab:

Bedarfsermittlung à Bestandskontrolle à Budgetplanung à  Ausschreibung (Anschreiben, Leistungsbeschreibung, ergänzende Erläuterungen) à Auswertung Ausschreibung/Lieferantenauswahl à Budgetfreigabe à Bestellung à Bestellüberwachung à Wareneingang à Qualitäts- und Quantitätskontrolle à Zahlungsabwicklung

 

Folgende Mindestinhalte gehören zu einer Ausschreibung:

  • Anschreiben                                                                                                             
    Anschriften, Vergabeart, Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsort, eventuelle Aufteilung in Lose, Ausführungs- und Lieferfristen, Termine für Ablauf Angebots- und     Angebotsbindefrist, erforderlichenfalls Referenzen und Angaben zu Sicherheitsleistungen
  • Leistungsbeschreibung                                                                                           
    erschöpfend eindeutige Beschreibung zum unzweideutigen Verständnis für alle Bewerber mittels Auflistung technischer Daten (für die Atemschutzbeschaffungen am günstigsten) oder mittels verbaler Benennung und Formulierung
  • ergänzende Erläuterungen                                                                                              
    zur Abrundung von Anschreiben und Erläuterungen gesetzlicher Grundlagen, z. B. der VOL. 

 

Als günstig für die eindeutige Einschätzung der Angebote hat sich das Anfordern aller Folgekosten erwiesen. Um eine vorzeitige Öffnung der eingegangenen Angebote zum       Zwecke unzulässiger Preisabsprachen auszuschließen, müssen die  Posteingangsstelle und die entscheidende Stelle getrennt  voneinander sein. 

In der Posteingangsstelle sind die Angebote zu registrieren. Zur Eröffnung müssen sie noch verschlossen vorliegen.  Bei vollständigem Angebot entsprechend Ausschreibung und VOL    werden die Bewerberunterlagen an den Fachmann, z. B. den Leiter  Atemschutz, zur Auswahl übergeben. Er vergleicht die Angebote  nach funktionellen, technischen u. ä. Parametern. Preisliche   Gesichtspunkte beurteilt der Kämmerer oder ein anderer  Finanzfachmann. 

Das Angebot mit dem günstigsten Preis-Leistungs-Verhältnis wird  von ihnen favorisiert an den Entscheidungsbefugten übergeben. Abweichungen davon, z.B. bei einer Folgebeschaffung, sind ausführlich zu begründen. Die Angaben der Bieter sind vertraulich zu behandeln.

Die Bestellung erfolgt unter Wahrung der Angebotsfrist.